Dengan sertifikasi ISPO maka pelaku usaha dapat menunjukkan komitmen dalam menerapkan prinsip – prinsip pengelolaan perkebunan kelapa sawit berkelanjutan yang menjamin bahwa produk yang dihasilkan telah layak ekonomi, layak sosial budaya dan ramah lingkungan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan, serta turut meningkatkan keberterimaan dan daya saing Produk dan turunan Minyak Kelapa Sawit Indonesia di pasar nasional dan internasional, dan meningkatkan upaya percepatan penurunan emisi gas rumah kaca.

Berdasarkan Peraturan Menteri Pertanian No. 38 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Perkebunan Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia, ruang lingkup sertifikasi yaitu :

1. Usaha Budidaya Perkebunan Kelapa Sawit;
2. Usaha Industri Pengolahan Hasil Perkebunan Kelapa Sawit;
3. Usaha Budidaya Perkebunan Kelapa Sawit dan Terintegrasi Dengan Usaha Industri Pengolahan Hasil Perkebunan Kelapa Sawit.

Prinsip dan Kriteria penilaian/verifikasi mengacu kepada Peraturan Menteri Pertanian No. 38 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Perkebunan Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia.

1. Lampiran I. Prinsip dan Kriteria ISPO untuk Perusahaan Perkebunan Kelapa Sawit meliputi : kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan; penerapan praktik perkebunan yang baik; pengelolaan lingkungan hidup, sumber daya alam, dan keanekaragaman hayati; tanggung jawab ketenagakerjaan; tanggung jawab sosial dan pemberdayaan ekonomi masyarakat; penerapan transparansi; dan peningkatan usaha secara berkelanjutan.
2. Lampiran II. Prinsip dan Kriteria ISPO untuk Pekebun meliputi : kepatuhan terhadap peraturan perundang­ undangan; penerapan praktik perkebunan yang baik; pengelolaan lingkungan hidup, sumber daya alam, dan keanekaragaman hayati; penerapan transparansi; dan peningkatan usaha secara berkelanjutan.

Biaya sertifikasi dapat mencakup sertifikasi awal/resertifikasi dan penilikan, terdiri dari komponen berikut :

1. Biaya auditor dan pengambil keputusan
2. Biaya pembuatan laporan
3. Biaya cetak sertifikat dan pengiriman

NB. Biaya belum termasuk transportasi dan akomodasi, dan PPN 11% (atau sesuai kesepakatan).

Tahapan pelaksanaan sertifikasi secara umum adalah sebagai berikut :

1. Tahap Persiapan, meliputi : tinjauan dokumen, pengalokasian personil audit dan penyusunan rencana audit, pengumuman publik.
2. Tahap pelaksanaan, meliputi: pertemuan pembukaan, verifikasi dokumen dan observasi lapangan serta pertemuan penutup.
3. Tahap akhir, meliputi : penyusunan laporan, pengambilan keputusan dan penerbitan sertifikat (jika lulus), pengumuman publik.
4. Untuk sertifikasi awal dan re-sertifikasi audit terdiri dari Audit Tahap 1 dan Audit Tahap 2

Sertifikat ISPO berlaku selama 5 tahun dan wajib dilakukan penilikan sekurang-kurangnya 12 (dua belas) bulan sekali selama periode siklus sertifikasi.

Penilikan pertama dilakukan antara waktu 9 (sembilan) bulan sampai dengan 12 (dua belas) bulan sejak keputusan sertifikasi. Jangka waktu pelaksanaan penilkan kedua, ketiga dan keempat dihitung berdasarkan batas maksimal 24 (dua puluh empat) bulan, 36 (tiga puluh enam) bulan dan 48 (empat puluh delapan) bulan dari tanggal keputusan sertifikasi awal.

Masa berlaku sertifikat dapat diperpanjang melalui audit re-sertifikasi.

Auditee berhak :

1. Memperoleh informasi tim Auditor yang diusulkan oleh EQUALITY Certification sebelum pelaksanaan kegiatan.
2. Meminta EQUALITY Certification melakukan audit sesuai dengan ketentuan dan jangka waktu yang telah disepakati.
3. Meminta penggantian tim Auditor yang diusulkan dengan alasan yang jelas maksimal 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan kegiatan.
4. Mendapatkan laporan hasil audit yang telah dilakukan dan mendapatkan sertifikat (jika lulus/terdapat revisi sertifikat).
5. Mengajukan keluhan/banding atas proses sertifikasi.
6. Memperoleh informasi mengenai standar dan ketentuan yang digunakan dalam kegiatan audit serta perubahannya selama masa kontrak berlangsung serta menerapkan perubahannya sesuai dengan standar yang baru.
7. Mendapatkan jaminan atas status sertifikasinya bila terjadi pencabutan/pembekuan EQUALITY Certification, termasuk biaya proses transfer sertifikasi.

Auditee berkewajiban :

1. Memberikan ijin/akses kepada EQUALITY Certification untuk memperoleh data dan informasi yang dimiliki oleh Auditee yang akan digunakan dalam kegiatan audit.
2. Memberikan informasi segera kepada lembaga sertifikasi apabila ada perubahan terkait :
    Perubahan nama perusahaan dan/atau kepemilikan;
    Perubahan/pergantian struktur manajemen Pemegang Izin;
    Perubahan lainnya yang mempengaruhi ruang lingkup sertifikasinya.
3. Berkewajiban membayar kepada EQUALITY Certification atas biaya audit dan biaya lainnya yang timbul dalam proses sertifikasi.
4. Memberikan ijin/akses memasuki area kerja kepada EQUALITY Certification.
5. Menghentikan penggunaan seluruh iklan yang berisi referensi skema sertifikasi dan mengembalikan dokumen sertifikasi. yang telah diterbitkan oleh EQUALITY Certification jika ditangguhkan/dibekukan.
6. Penggunaan tanda kesesuaian harus sesuai dengan persyaratan skema sertifikasi baik untuk promosi maupun penggandaan dokumen sertifikasi kepada pihak lain.
7. Auditee bertanggungjawab penuh atas kebenaran setiap data/dokumen dan informasi/keterangan yang dibuatnya atau diberikan kepada EQUALITY Certification.
8. Menunjuk dan menetapkan Wakil Manajemen yang bertanggung jawab dalam kegiatan sertifikasi.
9. Menyimpan seluruh keluhan yang berkaitan dengan pemenuhan persyaratan sertifikasi (tindakan yang diambil dalam penanganan keluhan tersebut).

EQUALITY Certification berhak :

1. Mendapat ijin/akses dari Auditee untuk memperoleh data dan informasi yang dimiliki oleh Auditee yang akan digunakan dalam kegiatan audit.
2. Mendapat informasi segera dari Auditee apabila ada perubahan terkait :
    Perubahan nama perusahaan dan/atau kepemilikan;
    Perubahan/pergantian struktur manajemen Pemegang Izin;
    Perubahan lainnya yang mempengaruhi ruang lingkup sertifikasinya
3. Mendapatkan pembayaran biaya audit dan biaya lainnya yang timbul dalam proses sertifikasi.
4. Mendapatkan ijin/akses memasuki area kerja auditee.
5. Menangguhkan/membekukan atau mencabut Sertifikat yang telah diberikan kepada Auditee, apabila tidak memenuhi standar penilaian.
6. Memberikan sanksi jika auditee tidak menerapkan penggunaan tanda kesesuaian baik untuk promosi maupun penggandaan dokumen sertifikasi kepada pihak lain tidak sesuai dengan persyaratan skema sertifikasi.

EQUALITY Certification berkewajiban :

1. Memberikan informasi kepada auditee susunan tim yang akan ditugaskan oleh EQUALITY Certification sebelum pelaksanaan kegiatan.
2. Melaksanakan kegiatan sebagaimana tercantum dalam Ruang Lingkup sertifikasi dengan ketentuan dan jangka waktu yang telah disepakati.
3. Menyediakan Auditor yang berpengalaman sesuai kebutuhan dalam melakukan kegiatan audit.
4. Wajib menyampaikan laporan hasil audit dan Sertifikat (jika lulus/terdapat revisi sertifikat).
5. Menindaklanjuti keluhan/banding yang diajukan oleh auditee atas proses sertifikasi.
6. Memberikan Informasi mengenai standar yang digunakan dalam kegiatan audit dan perubahannya selama masa kontrak berlangsung dan memastikan auditee memenuhi standar yang baru.
7. Apabila dalam masa pelaksanaan proses sertifikasi, EQUALITY Certification kehilangan haknya atau dicabut haknya sebagai Lembaga Sertifikasi, maka EQUALITY Certification wajib melakukan transfer sertifikasi dan seluruh biaya transfer menjadi tanggung jawab EQUALITY Certification.
8. Berkoordinasi dengan Auditee mengenai perkembangan pelaksanaan Pekerjaan Sertifikasi.
9. Wajib menjaga kerahasiaan data dan informasi yang diperoleh dari maupun hasil lapangan Auditee.

Sertifikat, Logo Sertifikasi dan Logo ISPO yang diterbitkan oleh EQUALITY Certification dapat dipergunakan oleh Klien/Auditee (Pemegang Sertifikat) untuk tujuan publikasi dan promosi di media cetak, brosur atau pun media elektronik sebagaimana Panduan Sistem yang ditetapkan.

Bentuk Logo Sertifikasi EQUALITY Certification lingkup Sertifikasi ISPO adalah sebagaimana gambar berikut:

Catatan. XXX merupakan nomor akreditasi LSISPO EQUALITY Certification.

EQUALITY Certification akan memberikan hak/sub-lisensi penggunaan Logo ISPO kepada Pemegang Sertifikat melalui ”Perjanjian Penggunaan Logo ISPO”, mencakup kewajiban dan hak EQUALITY Certification serta kewajiban dan hak Pemegang Sertifikat.

Sesuai Keputusan Direktur Jenderal Perkebunan No. 348/Kpts/OT.050/12/2020, bentuk Logo ISPO sebagaimana gambar berikut:

Untuk menghindari penyalahgunaan Sertifikat dan Logo Sertifikasi, EQUALITY Certification menetapkan, mensyaratkan dan mengkomunikasikan Pemegang Sertifikat untuk:

1. memenuhi persyaratan pada saat membuat acuan status sertifikasinya dalam media komunikasi seperti internet, brosur atau iklan, atau dokumen lainnya,
2. tidak membuat atau mengijinkan pernyataan yang menyesatkan berkenaan dengan sertifikasinya,
3. tidak menggunakan atau mengizinkan penggunaan dokumen sertifikasi atau bagiannya dalam cara yang menyesatkan,
4. menghentikan penggunaan seluruh materi periklanan yang memuat acuan sertifikasi, sebagaimana ditentukan oleh EQUALITY Certification bila terjadi pembekuan atau pencabutan sertifikasi,
5. merubah seluruh materi periklanan pada saat lingkup sertifikasi dikurangi,
6. tidak menyiratkan bahwa sertifikasi berlaku untuk kegiatan diluar lingkup sertifikasi, dan
7. tidak menggunakan sertifikasinya yang dapat membawa lembaga sertifikasi  dan/atau sistem sertifikasi kehilangan reputasi dan kepercayaan publik.

EQUALITY Certification akan mengambil langkah-langkah pencegahan yang layak untuk mengawasi penggunaan sertifikat yang dikeluarkannya. Referensi yang salah dalam pendaftaran atau pemakaian yang keliru dari sertifikat yang ditemui dalam periklanan, katalog, dan lain-lain akan dilakukan tindakan yang layak, termasuk didalamnya pembekuan/pencabutan, tindakan hukum, dan atau publikasi dari pembekuan/pencabutan sertifikat.

Mekanisme pembekuan, pencabutan dan pengaktifan kembali sertifikat mengacu pada Panduan Sistem yang ditetapkan.

EQUALITY Certification akan membekukan sertifikasi pada kasus berikut, namun tidak terbatas pada:

1. Pemegang Sertifikat tidak bersedia dilakukan kunjungan survailen dalam kerangka waktu yang telah ditentukan;
2. Pemegang Sertifikat tidak dapat menyelesaikan tindakan perbaikan dari hasil temuan dari kegiatan survailen/resertifikasi/Audit Khusus dalam jangka waktu yang telah ditentukan;
3. Penyelidikan atau penanganan keluhan oleh EQUALITY Certification terhadap klien tersertifikasi, menunjukkan hasil yang tidak sesuai dengan persyaratan sertifkasi; atau
4. Penyalahgunaan Sertifikat, Logo dan Tanda Sertifikasi.
5. Pemegang Sertifikat telah meminta pembekuan secara sukarela.

EQUALITY Certification akan mencabut sertifikasi pada kasus berikut, namun tidak terbatas pada :

1. Pemegang Sertifikat tetap tidak bersedia dilakukan penilikan setelah 6 (enam) bulan penetapan pembekuan sertifikat.
2. Secara hukum terbukti melakukan penipuan, pemalsuan, kecurangan, menyembunyikan informasi dengan sengaja atau pelanggaran hukum lainnya.
3. Pemegang Sertifikat kehilangan haknya untuk menjalankan usahanya atau izin usahanya dicabut.
4. 6 (enam) bulan setelah pembekuan tidak melakukan tindakan perbaikan atas penyebab dibekukannya sertifikat.
5. Pemegang Sertifikat secara sukarela mengajukan diri untuk dicabut status sertifikasinya.

Mekanisme audit untuk pengaktifan kembali Sertifikat yang dibekukan baik karena tidak melakukan penilikan maupun izin auditee dibekukan, dilakukan melalui audit khusus yang harus diselesaikan dalam jangka waktu 6 bulan dari sejak dibekukan. Mekanisme audit untuk pengaktifan kembali sertifikat yang dicabut dilakukan melalui sertifikasi ulang/sertifikasi awal.

Dalam hal Auditee/Klien telah memenuhi atau menyelesaikan masalah yang menyebabkan pembekuan maka EQUALITY  Certification mengaktifkan kembali status sertifikasi klien.